Digital aktiebok eller Excel – vad är skillnaden?
Skillnaden mellan en digital aktiebok i ett särskilt verktyg och ett kalkylblad är främst hur arbetet organiseras. Ett kalkylblad är inte i sig otillåtet. Oavsett verktyg måste aktieboken uppfylla kraven på innehåll, uppdatering, bevarande och tillgänglighet i 5 kap. aktiebolagslagen.
Praktiska skillnader
| Arbetsmoment | Manuellt kalkylblad | Särskilt verktyg |
|---|---|---|
| Ägarförändring | Uppgifter behöver ändras och kontrolleras manuellt. | Händelsen kan registreras i ett strukturerat flöde. |
| Historik | Tidigare versioner behöver sparas och ordnas separat. | Versioner kan knytas till registrerade händelser. |
| Granskning | Vem som kontrollerat en ändring får dokumenteras separat. | Behörigheter och godkännanden kan ingå i arbetsflödet. |
| Delning | Filer och kopior behöver hanteras. | Åtkomst kan styras utan att arbetsfilen skickas runt. |
Det här beskriver typiska arbetssätt, inte en generell garanti för något verktyg. För ett litet bolag kan ett välskött kalkylblad fungera; när antalet ändringar eller personer ökar blir rutiner för versioner och kontroll ofta viktigare.
Välj efter era behov
Kontrollera först vilka uppgifter aktieboken ska innehålla. Om ni väljer kalkylblad kan ni utgå från vår enkla aktieboksmall. Bedöm sedan hur ni bevarar tidigare uppgifter, vem som får ändra dem och hur ni tar fram en aktuell aktiebok vid behov. Med Kvantas digitala aktiebok hålls ägarhändelser, godkännanden och historiska versioner samlade.